Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Chi siamo

HelpCenter è un servizio per la gestione delle richieste di assistenza (ticket) tra amministrazioni di immobili, i loro clienti (per esempio i condòmini), il personale e i fornitori. È sviluppato e gestito da:

D&D Software S.r.l.
Via Luigi Settembrini 47, 20124 Milano (MI), Italia
Email: info@dedsoft.com
Sito: www.dedsoft.com

I dati inseriti nel servizio da un'organizzazione (per esempio uno studio di amministrazione condominiale) e dai suoi utenti sono trattati per conto di quell'organizzazione, che ne è il titolare del trattamento. D&D Software agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Per i dati necessari a fornire e proteggere il servizio stesso (account, sicurezza, log tecnici) D&D Software agisce come titolare.

2. Quali dati trattiamo

• Dati dell'account: nome, cognome o ragione sociale, indirizzo email, numero di telefono, ruolo (organizzazione, addetto, cliente, fornitore, operatore). Gli account vengono creati dall'organizzazione, non dall'app.
• Credenziali: la password è conservata solo in forma cifrata irreversibile (hash) e non è leggibile da nessuno, noi compresi.
• Contenuto delle richieste: oggetto e descrizione dei ticket, messaggi della chat, note, cronologia delle modifiche, immobile e unità a cui si riferiscono.
• Allegati: foto e documenti che scegli di allegare a un ticket.
• Dati del dispositivo per le notifiche: un identificativo per le notifiche push e il sistema operativo (Android o iOS), registrati solo se autorizzi le notifiche.
• Messaggi importati: se l'organizzazione attiva l'importazione della propria casella email o del proprio numero WhatsApp, i messaggi ricevuti da quei canali vengono acquisiti per essere trasformati in ticket.
• Dati tecnici: indirizzo IP, data e ora delle richieste al server, registrati nei log per la sicurezza e la risoluzione dei problemi.

3. Cosa non facciamo

• Non mostriamo pubblicità e non vendiamo né cediamo dati a terzi per fini commerciali.
• Non usiamo strumenti di analisi statistica o di tracciamento del comportamento.
• Non rileviamo la posizione del dispositivo e non leggiamo la rubrica.
• Non effettuiamo profilazione né decisioni automatizzate con effetti giuridici.

4. Perché li trattiamo e su quale base

• Fornire il servizio (accesso, apertura e gestione dei ticket, chat, allegati, notifiche): esecuzione del contratto tra l'organizzazione e D&D Software e del rapporto tra l'organizzazione e i suoi utenti (art. 6.1.b GDPR).
• Sicurezza e prevenzione degli abusi: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).
• Adempimenti di legge, quando previsti (art. 6.1.c GDPR).

5. Autorizzazioni richieste dall'app

Tutte le autorizzazioni sono facoltative e revocabili dalle impostazioni del telefono; senza di esse l'app funziona, ma senza la relativa funzione.

6. Fornitori di servizi che trattano i dati per nostro conto

Alcuni fornitori hanno sede o possono trattare dati fuori dall'Unione Europea (in particolare negli Stati Uniti). In questi casi il trasferimento avviene sulla base delle garanzie previste dal GDPR, come l'EU-US Data Privacy Framework o le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

• I dati dell'account restano finché l'account è attivo presso l'organizzazione.
• Ticket chiusi ed email importate vengono cancellati automaticamente dopo i periodi di conservazione stabiliti dall'organizzazione.
• L'identificativo per le notifiche viene rimosso quando esci dall'app (logout) o quando il dispositivo non è più raggiungibile.
• I log tecnici sono conservati per il tempo strettamente necessario alla sicurezza del servizio.

8. Come proteggiamo i dati

• Tutte le comunicazioni tra app, sito e server sono cifrate (HTTPS).
• Le password sono conservate come hash; sul telefono la sessione è salvata nell'archivio protetto del sistema operativo.
• Le credenziali di servizio (per esempio quelle delle caselle email collegate) sono conservate cifrate.
• Ogni utente vede solo i dati che il suo ruolo gli consente: un cliente vede solo le proprie richieste, un fornitore solo quelle assegnate a lui, un'organizzazione solo i propri dati.

9. I tuoi diritti

Puoi chiedere in ogni momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento (artt. 15-22 GDPR). Rivolgiti all'organizzazione che ti ha dato accesso al servizio oppure scrivi a info@dedsoft.com: se la richiesta riguarda dati di cui è titolare l'organizzazione, la inoltreremo a lei.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

10. Eliminazione dell'account

Per eliminare il tuo account e i dati associati puoi chiederlo all'organizzazione che lo ha creato, oppure scrivere a info@dedsoft.com con oggetto "Richiesta eliminazione account HelpCenter", indicando l'indirizzo email con cui accedi. Daremo seguito alla richiesta entro 30 giorni.

Alcune informazioni possono essere conservate più a lungo quando l'organizzazione ha l'obbligo di legge di mantenerle (per esempio la documentazione di interventi su un immobile); in questo caso vengono separate dal tuo account e conservate solo per quel fine.

11. Minori

Il servizio è destinato a un uso professionale e condominiale e non è rivolto a minori di 14 anni.

12. Modifiche a questa informativa

Eventuali modifiche saranno pubblicate su questa pagina con la nuova data di aggiornamento indicata in alto.